Einführung und Übersicht
Nur wenige Themenfelder werden in Unternehmen derart kritisch betrachtet und diskutiert,  wie die „Materialwirtschaft“. Ihr Ziel - 100% Termintreue bei 0 Euro Bestandskosten – ist gewollt gewünscht, aber praktisch fast nicht zu erreichen. Eine intelligente Materialstruktur kann den Zielkonflikt aber deutlich reduzieren.

Das Vorgehen bei der Materialstrukturanalyse (oder ohne Plan wird´s schwierig)
Der Vorgehensfahrplan hat T&O in einem Leitfaden zusammengefasst, bestehend aus der Beschreibung/Schulung zu dem Thema Materialwirtschaft, sowie einer Methoden- und Werkzeugsammlung für die entsprechenden Analysen. Dieses MaterialCluster und Analyse-Tool nennen wir liebevoll „T&OMCAT“. „T&OMCAT“ besteht aus den Elementen:
•    Klärung der Datenbasis
•    Ritualanalyse des Buchungsverhaltens
•    ABC-Analyse
•    xyz-Analyse
•    Aufbau der Materialstruktur
•    Änderungsmanagement und KVP-Prozess

Die Datenbasis
Die Datenbasis für die Materialstruktur sollte aus den Materialbewegungen mit einem Zeithorizont von mindestens 12 Monaten bestehen. Die Materialbewegungen werden üblicherweise in der ERP-Systemen in den sogenannten Materialbewegungstabellen gespeichert (Beispiel SAP: Tabelle MSEG und MKPF).
Folgende Stammsatzfelder sollten mindestens geliefert werden.
•    Materialnummer mit Bezeichnung
•    Buchungsdatum
•    Bewegungsart (mit Bewegungsartenschlüssel) oder Soll / Haben - Kennzeichen (wenn vorhanden)
•    Lagerort
•    Buchungsmenge mit Mengeneinheit
•    Buchungswert  mit Währungskennzeichen
•    Kontierung (z.B. auf Fertigungsauftrag, Kostenstelle, Kundenauftrag)
•    Bestand vor der Buchung (Bestandswert vor der Buchung)

Die Ritualanalyse (oder was geht wirklich im Unternehmen vor sich)
Auch hier ist die Datenbasis die Materialbewegungstabelle, in der alle Buchungen gespeichert werden. Die Qualität der Auswertung steht und fällt mit der Qualität der Buchungen. Häufig kommt es vor, dass wir bei den Auswertungen auf sogenannte Buchungsrituale stoßen. Dabei werden beispielsweise die eingehenden Lagerentnahmebelege über einen Zeitraum gesammelt um sie dann an einem Tag schnell abzubuchen. Dieses „Ritual“ verfälscht die komplette Materialbewegungstabelle und somit die späteren Aussagen.

Die Ritualanalyse zählt die Buchungen pro Wochentag und stellt das Ergebnis grafisch dar. Einbrüche in der Buchungsfrequenz lassen auf Rituale schließen, die geklärt werden müssen.

Die ABC-Analyse gibt Aufschluss über die Wertigkeit (oder trenne die Spreu vom Weizen)
ABC-Analysen, oder auch „80/20 Regel“, gehören heute zu den Standardauswertungen, nicht nur in der Materialwirtschaft. Dabei wird in unserem Beispiel der Materialstamm in A, B und C-Segmente unterteilt, um später die Wichtigkeit, bzw. Genauigkeit der Stammdatenoptimierung zu bestimmen. A-Teile müssen genau, B-Teile mit Unschärfe und C-Teile können ungenau mit Sicherheiten dimensioniert werden.
Die ABC-Analyse kann unter verschiedenen Blickwinkel durchgeführt werden; nach Verbrauchswert und/oder nach Bestandswert. Dispositiv interessant ist der Verbrauchswert.
Die Schwellwerte der ABC-Cluster sind frei definierbar, sollten jedoch bei aufeinander folgenden Analyse beibehalten werden. Üblicherweise gilt die 80/15/5-Regel, verbreitet ist auch die 70/20/10-Regel.

Das Ergebnis ist eine Aussage über die Werteverteilung über das Teilespektrum. Oftmals wird mit 20% der aktiven Sortiments, 80% vom Verbrauchswert beeinflusst.

Die xyz-Analyse klärt das Verbrauchsverhalten (oder ohne Bewegung, kein Verbrauch)
Weitaus komplexer ist die xyz-Analsye des Verbrauchsverhaltens, wobei die Datenbasis identisch mit jener aus der ABC-Analyse ist. Dies mag wohl darin begründet sein, da es keine einheitlichen Schwellwertdefinitionen gibt. Der folgende Vorschlag basiert auf Erfahrungswerten aus zahlreichen Projekten.
Die xyz-Analyse wird nach zwei Gesichtspunkten aufgebaut; dem Verbrauchsverhalten über der Zeitachse und dem Verbrauchsverhalten bezüglich der Entnahme-Menge.

 
Bei der Analyse des Verbrauchsverhaltens über der Zeitachse, wird die Anzahl der Buchungstage pro Monat und Jahr ermittelt und über die Zeitachse aufgetragen. Im Anschluss werden der Mittelwert und die Standardabweichung der Zeitreihe bestimmt.

Bei der Analyse des Entnahmeverhaltens werden der Mittelwert und die Standardabweichung der Buchungsmenge bestimmt.

Der Variationskoeffizient VK (Varianz) berechnet sich aus Standardabweichung / Mittelwert und ist ein Maß (%) für die Schwankungsbreite um den normalverteilten Mittelwert.
Nun können die xyz-Kriterien vergeben werden:

x (gleichbleibender Verbrauch) :         0 <= VK <= 25%
y (schwankender Verbrauch):              25%< VK <= 50%
z (stark schwankender Verbrauch):    50%< VK
zz (sporadischer Verbrauch):               Gesamtverbrauch wurde durch eine Buchung verbucht.

Die ABC-xyz-Matrix
Die Kombination beider Auswertungen ergibt die ABC-xyz-Matrix. Mit dieser Darstellung können Rückschlüsse auf das einzusetzende Planungs- und Steuerungsverfahren in der Materialwirtschaft gezogen werden.

Hierbei können alle grünen Bereiche prinzipiell im Ziehprinzip gesteuert werden. Die gelben Flächen sind bedingt für eine Pull-Steuerung geeignet, d.h. sollte man sich für diesen Weg aufgrund der Komplexitätsreduktion entscheiden, muss genügend Sicherheit eingebaut werden, um die Schwankungen abzufangen. Die roten Bereiche sind generell für eine Push-Steuerung geeignet.
Die dritte Ebene der Materialstruktur ist individuell definierbar und hat Einfluss auf das gewählte Verfahren.

Die Konsequenzen aus der Materialstruktur
Für jeden Quadrant in der ABC-xyz-Matrix können Materialversorgungsstrategien und entsprechende Dispositionsparameter definiert werden. Die Kunst liegt nun darin, die Änderungen in der ABC-xyz-Matrix transparent zu machen und dies einem Änderungsmanagement zur Verfügung zu stellen. Dadurch können auch große Teilestämme mit relativ wenig Aufwand aktuell gehalten werden.