Lean Administration
Seit Jahren arbeiten wir in der Wertschöpfung bereits erfolgreich nach den Lean-Prinzipien. Da unsere Kunden nicht nur große Serien am Fließband produzieren, ist daraus bald unser eigenes Produktionssystem „Agile Produktion“ entstanden. Doch irgendwann kam bei den Fertigungsfachleuten Unmut auf: Warum müssen nur wir uns optimieren und die Verwaltung baut stattdessen Stellen auf?
Wir müssen jetzt auch hier mal schlanker werden! Die klassische Gemeinkostenwertanalyse wollten wir nicht anwenden, da diese zu wenig das tatsächliche Geschehen und dessen Abläufe abbildet. Irgendwie müsste man die „Agile Wertschöpfung“ doch auch auf die Administration übertragen können.
Statt Stapeln Effizienz aufbauen
Irgendwann haben wir uns im Projektteam aber selbst dabei erwischt, einen unserer zahlreichen Papierstapel zu durchsuchen: Es könnte ja etwas dazwischen gerutscht sein! Oder: Was ist denn heute wichtig? Hat sich inzwischen eine Priorität verschoben? Müssen wir umsortieren? – Wir waren bis dahin sicher, wir seien immer sehr fleißig! Natürlich sieht jeder, dass wir Arbeit bis an die Decke haben und pausenlos am Arbeiten sind. Aber aus der Agilen Produktion wissen wir, dass es Verschwendung ist, wenn man etwas in die Hand nimmt und an einer anderen Stelle wieder ablegt. Wenn man suchen muss, dann ist das Verschwendung. Wenn man Bestände aufbaut – und unsere Stapel waren ja nichts Anderes – dann ist das Verschwendung. Nein, das kann nicht sein, wir arbeiten doch konzentriert und effizient! Aber genau dieses ständige Suchen und Umstapeln war ein Grund für so manch eine Überstunde.
Jetzt kommt Ordnung ins System
Zunächst haben wir für Ordnung in unserem System gesorgt – die Methode 6 Sigma gab uns dafür einen brauchbaren Leitfaden. Suchen war danach tabu: Was wir nicht am Schreibtisch brauchen, ist auch nicht mehr dort. Was wir brauchen, ist genau dort, wo wir es brauchen. Einen Locher finden wir jetzt immer mit geschlossenen Augen. Alle Ordner sind beschriftet und sortiert. Bevor wir heute einen Ordner aus dem Schrank nehmen, wissen alle schon, was drin ist. Papierstapel kennen wir nicht einmal mehr mit dem Hinweis «Ablage», weil wir alles nur noch ein einziges Mal in die Hand nehmen: zum Bearbeiten und sofort im Anschluss zum endgültigen Ablegen. Suchen, Umstapeln, doppelt in die Hand nehmen: Das gibt es nicht mehr!
Analyse der Abläufe
Begeistert vom Erfolg beschlossen wir, uns nun auch um die eigenen Abläufe zu kümmern. In der Produktion war die Methode „Wertstromdesign“ hierbei sehr hilfreich: „Man muss mit dem Produkt mitlaufen und aufzeichnen, was man sieht. Geh von Rampe zu Rampe. Reduziere Deine Losgröße. Führe Pull-Systeme ein und ziehe Dein Produkt durch den Wertstrom. Nutze Supermarkt und Kanban, wo es geht!“ „Meinen Sie, ich kann die Maske auch selbst ausfüllen? Dann brauchen Sie das danach nur noch kontrollieren und abschicken. Ich bekomme dann die Kreditauskunft viel schneller, als wenn ich warten muss bis Sie mit Ihrem Beitrag fertig sind!“
Die Kreativität bekommt Ihre Eigendynamik
Das Pull-System hat uns dazu gezwungen, unsere Arbeit viel gleichmäßiger auf die Prozessbeteiligten zu verteilen – so wie wir es bereits in der Produktion im sogenannten Line-Balancing machen. Jeder konnte plötzlich Engpässe erkennen und konnte auch helfen, diese zu beseitigen. Jeder wusste, wo die Wartezeiten am größten waren und konnte exakt dort helfen. Den Auftragseingang stellten wir an einer großen Wand visuell für jeden dar, so dass sogar die Inländer bei dringenden Fällen den Ausländern helfen konnten. Unserer Kreativität war irgendwann kein Ende mehr zu setzen und wir wurden kontinuierlich besser und besser. Die Stimmung hellte merklich auf und der Stress reduzierte sich spürbar. Auch unsere Kunden merkten, dass wir schneller in unseren Antworten wurden.
Konsequente Umsetzung im Büroalltag
Ein Fließprinzip/One-Piece-Flow ist in diesem Zusammenhang also möglich, wenn man aufhört, Aufträge zu sammeln bevor man sie bearbeitet. Also nicht mehr bis ans Ende der Woche warten, bis man alle Rechnungen begleicht, weil sonst der gesamte Tag für andere Tätigkeiten blockiert ist. Keine Stapelverarbeitung der Lieferscheine mehr, keine Sammeltätigkeiten im wöchentlichen Mahnwesen, in der Provisions- und Reisekostenabrechnung und in der Zollabwicklung. Dass nicht vorproduziert werden soll, sondern nur auf Kundenwunsch gearbeitet wird – so wie es ein Pull-System fordert- war die nächste Herausforderung. Nur arbeiten, wenn der Nachfolger es auch weiterverarbeiten kann, sollte also die Aufgabe sein. Anfangs noch etwas zaghaft, haben wir beschlossen, Vorgänge ausschließlich dann weiterzugeben, wenn das Eingangsfach frei war. Plötzlich ist dann praktisch immer von alleine klar, wenn der Nachfolger in anderen Arbeiten ertrinkt. Immer wieder erlebte man dann sehr Positives, dass nämlich Kollegen anbieten, ob sie Aufgaben nicht übernehmen könnten.
Fazit
Davon profitieren Unternehmen und Kunden. Lean Administration ist nicht nur eine Methode, es ist vielmehr ein Prozess und eine Denkweise, die umso erfolgreicher ist, je mehr Mitarbeiter sich damit identifizieren und sich mit dem Lean-Virus infizieren lassen. Sie werden überrascht sein, wie wirkungsvoll sich nicht nur die Produktivität, sondern auch die Durchlaufzeiten optimieren lassen. Davon profitiert nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch in hohem Masse Ihre Kunden. Allerdings gilt es festzuhalten: Auch Rom ist nicht an einem Tag erbaut worden. So hat es zuerst eine Weile gedauert, bis wir die Analogie zu den Administrationsprozessen begriffen hatten, um zu erkennen, dass ein Produkt im Verwaltungsbereich eben ein Vorgang ist:
• ein Kundenwunsch, der zum Auftrag verarbeitet wird
• ein Materialbedarf, der zu einer Bestellung wird
• eine Idee, aus der ein neues Produkt entsteht